AMUSE è un’Associazione di Promozione Sociale registrata nel RUNTS (Registro Unico Nazionale Terzo Settore), nel Registro dell’Associazionismo della Regione Lazio cod. 1476 e per l’Attività di Organizzazione con fini Culturali e Ricreativi – codice attività 949920.
In ottemperanza agli adempimenti richiesti dagli art. 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679 per la protezione dei dati personali, si comunicano le modalità di raccolta ed utilizzo dei dati da parte dell’Associazione di Promozione Sociale AMUSE – Amici del Municipio Secondo (Titolare)
Categorie e Dati oggetto del Trattamento
Il Trattamento riguarda le persone che sono attualmente o sono state, in un recente passato, socie di AMUSE e gli iscritti al sito Roma2pass che è un programma culturale di AMUSE
I dati compresi nel Trattamento sono o possono essere:
- nome, cognome
- codice fiscale
- Indirizzo, cap, città/località
- indirizzo e-mail
- numero di telefono fisso e mobile
- data iscrizione
- data scadenza
Finalità per le quali sono raccolti i dati e finalità del Trattamento
Il Trattamento ‘Soci’ è finalizzato alla gestione del Libro Soci dell’Associazione, alla convocazione e gestione delle Assemblee dei Soci e degli organi statutari; alla corretta gestione contabile dell’Associazione e alla comunicazione con i Soci e iscritti al sito Roma2pass.
Modalità di Trattamento
Il Titolare e le persone autorizzate formalmente, nominate dal Consiglio Direttivo di AMUSE, inseriscono i dati dei soci nel software gestito. Il file Excel denominato “Elenco Soci AMUSE” rappresenta il Libro Soci.
Il Titolare custodisce per 5 anni anche i Moduli di iscrizione e i Consensi pervenuti.
Ulteriori Trattamenti
Le mail dei soci sono condivise con un consulente informatico incaricato dal Consiglio Direttivo di AMUSE (Computer Innovation School s.r.l. – Via Dei Marrucini, 56 – 00185 Roma) che invia newsletter periodiche.
Consenso al Trattamento
Il Trattamento riguarda solo persone che si sono fatte parte attiva nel richiedere di essere accettate come socie.
Il Titolare potrebbe disporre di un Consenso rilasciato dagli Interessati e comunque ha inviato loro una Comunicazione indicando l’adesione al Regolamento Europeo 679/2016 (GDPR) segnalando il possesso dei dati, il diritto di accesso, rettifica e cancellazione.
Esercizio dei diritti di accesso, modifica, cancellazione
Il Titolare si impegna ad aderire immediatamente o al massimo entro 10 giorni, alle richieste di accesso, rettifica e cancellazione dei dati personali o di opposizione a ulteriori Trattamenti qualora queste provengano dall’Interessato. Questi diritti sono accessibili anche agli Interessati minori di 18 ma maggiori di 16 anni.
Rischi per l’Interessato e misure di riduzione
In caso di perdita dei dati il danno per la privacy dell’Interessato sarebbe assai limitato. In caso di accesso indebito o di diffusione delle informazioni, il danno potrebbe essere significativo: di conseguenza AMUSE aveva già disposto e intrapreso alcune misure tese alla limitazione del rischio.
I dati non sono soggetti a ulteriori Trattamenti da parte di terzi tranne che per le mail dei soci come specificato nel paragrafo ‘Ulteriori Trattamenti’.
All’interno dell’Associazione solo il Presidente e le persone formalmente nominate dal Consiglio Direttivo di AMUSE, conoscono la User ID e password necessarie per accedere al database “Elenco Soci AMUSE” e/o possono aggiornarlo.
I moduli cartacei di Iscrizione che contengono anche i Consensi informati al trattamento dei dati personali sono custoditi nella Sede Legale dell’Associazione. Per i moduli on line inviati, i file con i dati trattati sono conservati in maniera informatica su pc dalle persone formalmente nominate dal Consiglio Direttivo di AMUSE.
Dopo 5 anni dall’ultimo contatto con l’Interessato i dati vengono distrutti.
Legittimità e base giuridica del Trattamento dati
Considerando che:
- AMUSE non ha altra finalità che migliorare la qualità della vita nel territorio del II Municipio attraverso la partecipazione attiva e l’impegno civico dei soci volontari
- i dati sono necessari per la miglior esecuzione dei servizi richiesti
- sono messe in atto da parte del Titolare procedure di sicurezza che riducono il rischio di accesso indebito o divulgazione dei dati
- il Titolare ha un legittimo interesse nell’organizzare i dati personali al fine di svolgere le procedure previste dallo Statuto e di comunicare con gli associati
- gli Interessati possono in ogni momento esercitare il diritto di accesso, modifica e cancellazione dei dati
il Titolare ritiene il Trattamento dati in questione legittimo e conforme al Regolamento Europeo per la Protezione dei Dati Personali 679/2016 (GDPR) e ritiene di avere la base giuridica per proseguirlo.
Il Titolare, vista la natura e la scala dei dati trattati, non ritiene necessario nominare un Responsabile per la protezione dei dati (DPO).
Titolare del Trattamento: Associazione AMUSE APS – Amici Municipio Secondo – Sede legale: Via Giovanni Antonelli, 35 – 00197 Roma – E-mail: info@associazioneamuse.it
(aggiornamento al 23/04/2023)